Спільний орган управління (СОУ) – виконавчий орган який несе повну відповідальність за управління Спільної операційної програми, зокрема надання технічної допомоги і виконання рішень, ухвалених Спільним моніторинговим комітетом.
Спільний орган управління відповідає за управління і виконання Спільної операційної програми, відповідно до принципів сталого управління фінансами, а також до принципів ефективності і дієвості, від імені країн-учасниць.
Згідно Статті 15 Регламенту Комісії (ЕC) 951/2007, яка встановлює правила здійснення Операційної програми ППС ЄІСП, СОУ повинен виконувати наступні функції:
- Призначає на посади членів МК, організовує його роботу і скликає зустрічі СОУ згідно з правилами процедур, які будуть узгоджені;
- Відповідає за подання запитів пропозицій і процедур відбору проектів;
- Відслідковує відбір проектів Спільним моніторинговим комітетом, підписує контракти для різних проектів із користувачами і підрядниками;
- Займається управлінням фінансового потоку, схвалює заявки про оплати і платежі користувачів (головних партнерів);
- Подає заяви про оплату до ЄК. Зокрема СОУ засвідчуватиме і надаватиме всі заявки про оплату Європейській Комісії, і готуватиме всі необхідні додаткові документи
- Отримує платежі, зроблені Комісією (попереднє фінансування, проміжні платежі і оплата кінцевого балансу), і передає кошти користувачам (головні партнери);
- Управляє витратами TA, за допомогою СТС;
- Схвалює результати робочих і фінансових перевірок, які проводяться для обґрунтування заявок про компенсації, наданих користувачами і підрядниками. В кінці проекту і для кожного проміжного платежу, після проведення необхідних перевірок, СОУ буде здійснювати остаточні платежі або видає розпорядження про відшкодування;
- Гарантує відшкодування будь-якої суми, виплаченої в результаті помилки;
- До 30 червня кожного року видає щорічні звіти і надсилає їх Європейській Комісії, після попереднього схвалення МК;
- • Може вносити зміни у фінансові таблиці, шляхом переведення від одного пріоритету до іншого не більше ніж 20% від початкової суми, після попереднього схвалення Спільного моніторингового комітету. СОУ повинен інформувати Комтет про внесення змін до фінансової таблиці;
- Здійснює щорічну перевірку внутрішнього кругообігу і правильності здійснення процедур в рамках СОУ. Дирекція внутрішнього аудиту буде нести відповідальність за проведення такого аудиту. Річні звіти будуть подані на розгляд СОУ, ЄК і Органу з аудиту
- Забезпечує проведення щорічної перевірки фактичних прибутків і витрат СОУ. За проведення цієї перевірки відповідає Орган з аудиту Управління державного бюджету Румунії
- Встановлює на кожний наступний рік план перевірки проектів. (Ст. 37 Регламенту Комісії (ЕC) № 951/2007, який встановлює правила для здійсення Операційної програми ППС ЄІСП і допомагає органу з аудиту проведенні аналізу ризиків для видбору зразка для перевірки витрат. Орган з аудиту Управління державного бюджету Румунії нестиме відповідальність за здійснення цієї перевірки.
- Створює систему обліку та зберігання звітів кожного проекту для управління фінансами, моніторингу, перевірки, аудиту і оцінки;
- Здійснює контроль і оцінку програми шляхом аналізу фінансових та інших показників;
- Забезпечує здійснення належного інформування і розповсюдження інформації про програму
